Bearbeitungshinweise

Die folgende Übersicht zeigt Ihnen, wie Sie das Programm bei den einzelnen Aufgaben unterstützt. Sie können innerhalb des Programms jederzeit mit F1 die Hilfe aufrufen und erhalten nähere Erklärungen.

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Januar

Statistik über neues Jahr erstellen

• Menü Listen/Statistik... wählen
• Verschafft einen Überblick über Mitgliederentwicklung, Beitragsaufkommen, Altersverteilung und Verteilung auf Abteilungen und dient zur Planung des Vereinsjahres.

Meldung an den Sportverband erstellen

• Menü Listen/LSV-Meldung... wählen
• Anschließend online die Meldung erstellen. Dabei können Sie die ermittelten Mitgliederzahlen eintragen oder die Mitgliederdatei hochladen.

Finanzen:
Beitragszahlungen vom Vereinskonto bei Mitgliedern erfassen

• Zahlungen vom Kontoauszug bei den einzelnen Mitgliedern eintragen. Sollte ein Teilnehmer am Lastschriftverfahren bereits von selbst bezahlt haben, wird dessen Beitrag nicht eingezogen.

Beiträge per SEPA-Lastschrift einziehen

• Menü Extras/SEPA-Basislastschrift.../Beitragszahlungen... wählen
• Die vom Programm erzeugte XML-Lastschriftdatei anschließend über das Online-Banking an die Bank übertragen.

Überweisungsformulare erstellen

• Menü Listen/Offene Beiträge... wählen
• Danach die Datei SEPAUeberweisungQR.rtf öffnen und auf Zweckform-Überweisungsformulare Nr. 2817 drucken

Februar

März

Programmaktualisierung durchführen

• Beim ersten Programmstart nach der Aktualisierung werden die Bankverbindungen der Mitglieder geprüft. Bei Fehlern mit den betreffenden Mitgliedern die Korrekturen abstimmen.

April

Finanzen: Offene Beitragszahlungen mahnen

• Menü Listen/Offene Beiträge... wählen
• Anschließend die Datei SEPAUeberweisungQR.rtf öffnen und auf Überweisungsformulare drucken

Mai

Juni

Programmaktualisierung durchführen

Juli

August

September

Programmaktualisierung durchführen

Oktober

Kündigungen eintragen

• Bei den betreffenden Mitgliedern in das Feld Austritt das Datum des tatsächlichen Endes der Mitgliedschaft eintragen. Bei Kündigungen ist dies z. B. der 31.12., bei verstorbenen Mitgliedern das Sterbedatum oder wann Sie davon erfahren haben. Nach dem Austrittsdatum wird das Mitglied vom Programm nicht mehr berücksichtigt.

November

Kündigungen eintragen

Dezember

Programmaktualisierung durchführen

Statistik über vergangenes Jahr erstellen

• Menü Listen/Statistik... wählen
• Gibt Auskunft über Mitgliederentwicklung, Beitragsaufkommen, Altersverteilung und Verteilung auf Abteilungen des bisherigen Vereinsjahres

Automatisches Umgruppieren

Sofern Sie bei den einzelnen Mitgliedern das Geburtsdatum eingegeben haben, wird die Kategorie geprüft bzw. geändert. Dabei erhalten Kinder bei Überschreiten des Höchstalters die Kategorie Jugendlicher. Jugendliche erhalten bei Überschreiten des Höchstalters die Kategorie Erwachsene A. Wenn Sie vor dem Jahresabschluss die Kategorie bereits geändert haben, erfolgt keine Änderung durch das Programm.

Gewähren von Ermäßigungen

Wenn Sie Beitragsermäßigungen gewähren möchten (z. B. für Studenten oder Funktionäre), ändern Sie hierzu die Kategorie vor dem Jahresabschluss ab. Während des Jahresabschlusses wird dann vom Programm der gewünschte Beitrag gesetzt.

Familienbeiträge

Familien müssen Sie selbst von Hand verwalten, d. h. Sie tragen bei dem zahlenden Familienmitglied die Bankverbindung und die gewünschte Kategorie für den Familienbeitrag ein. Die übrigen Familienmitglieder erhalten eine "beitragsfreie" Kategorie.

Löschen von Ermäßigungen

Wenn Sie Beitragsermäßigungen wieder löschen möchten, ändern Sie die Kategorie vor dem Jahresabschluss ab. Sie können betreffende Mitglieder am einfachsten über die Mitgliederliste heraussuchen. Erstellen Sie dazu die Liste unter Listen/Mitglieder/vollständig... und öffnen Sie anschließend im Ordner Texte die Datei mitglied.csv mit einer Tabellenkalkulation (z. B. MS Excel oder LibreOffice Calc). Sie können nun die Daten nach Alter oder Kategorien filtern.

Löschen von Familienbeiträgen

Familien müssen Sie selbst von Hand wieder auflösen, wenn die satzungsmäßigen Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind, d. h. Sie müssen bei jedem Familienmitglied eine Bankverbindung eintragen und die gewünschte Kategorie setzen.

Jahresabschluss durchführen

• Menü Extras/Jahresabschluss... wählen
• übernimmt Mitglieder vom alten in das neue Vereinsjahr, passt ggf. deren Beiträge an und entfernt gekündigte Mitglieder.